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Gestionando los RR. HH. en tiempos de pandemia Gestionando los RR. HH. en tiempos de pandemia
En México la mayoría de las empresas gestionan sus Recursos Humanos mediante herramientas como páginas de Excel. Una tarea algo tediosa en caso de... Gestionando los RR. HH. en tiempos de pandemia

En México la mayoría de las empresas gestionan sus Recursos Humanos mediante herramientas como páginas de Excel. Una tarea algo tediosa en caso de manejar grandes volúmenes de personal y tener que medir el desempeño, las contrataciones, los despidos, etcétera. En el día a día se necesitan herramientas sencillas, económicas y escalables que permitan el manejo de personal a grandes volúmenes. Actualmente, la administración del personal, en muchas empresas, está en manos de distintas áreas que en conjunto coordinan tareas legales, de reclutamiento, contratación y supervisión de miles de personas y que, además, todos los días rotan porque sus trabajos son temporales.

HORIZONTUM platicó con Juanjo Jiménez Alfaro, fundador de Control Plus, un software de Recursos Humanos para empresas que manejan grandes volúmenes de personal y con altos niveles de rotación, como pueden ser puntos de venta, restaurantes o empresas de seguridad, donde la coordinación entre departamentos es fundamental. Control Plus facilita la gestión de la nómina, las vacaciones y el desempeño del personal, entre otros.

Ante la situación de la pandemia, durante la cual la mayor parte de la actividad económica paró en seco, surge la necesidad de digitalizar las operaciones no sólo por el distanciamiento social, sino por la presión económica. “El reto que enfrentan los Recursos Humanos tiene una parte estratégica y otra táctica: la primera se relaciona con el tipo de empleados que la empresa necesita, las cualidades a contratar y las herramientas de seguimientos; la segunda se relaciona con la operación del personal: contratación, dar de baja y seguimiento de nómina. El distanciamiento social y la crisis económica han provocado que las empresas con menores ingresos hagan más con menos”, comenta Juanjo.

Por ello, en estos momentos es crucial ‘explotar’ el potencial del personal con el que se cuenta y poner mayor atención a la productividad para así medir el valor de los trabajadores. Mientas la epidemia no esté controlada al 100%, el acceso físico a los centros de trabajo seguirá siendo restrictivo y en apego a nuevas medidas sanitarias —las oficinas, por un largo tiempo, no podrán acoger a mucha gente al mismo tiempo—. Esta situación, como señala el experto en software, “complica la operación de las actividades diarias. Por ejemplo, algo como la firma de un contrato que antes se hacía en la oficina, por ahora ya no se puede hacer de manera presencial y menos cuando involucra a cientos de personas”.

Desde un punto de vista estratégico, es importante digitalizar la gestión de Recursos Humanos, sobre todo cuando se manejan grandes volúmenes de personal. “Nuestro software de Recursos Humanos te permite coordinar a las diferentes áreas involucradas y asegurar que tus procesos sean ejecutados de forma eficiente en todo momento, aun cuando tu gente está en su casa o distanciada físicamente”, comparte Juanjo.

La crisis, el confinamiento y el trabajo a distancia replantean la necesidad de las empresas de enfocarse más en las cualidades de sus empleados, entre las que destacan: que sean resistentes, se adapten al cambio, sean responsables y puedan trabajar con un mínimo de supervisión o bajo supervisión remota. “No es lo mismo estar en la oficina y ver qué están haciendo los demás, que gestionar remotamente. Independientemente de tu industria, si quieres gestionar a tus empleados a distancia, necesitas una herramienta de comunicación y administración de proyectos para medir su desempeño y resultados. El cómo dependerá del nivel de responsabilidad de cada trabajador”, asegura.

Gestionando los Recursos Humanos en tiempos de pandemia

Si bien la pandemia sorprendió a la mayoría de las empresas, en México algunas ya operaban de forma digital. Es el caso de esta empresa que en pocos días logró ajustar las herramientas con las que ya contaba y tras meses de trabajar desde casa, este emprendedor asegura que él y su equipo están siendo más productivos y cuidadosos a la hora de dar seguimiento a su trabajo. Además, admite: “La verdad estamos trabajando mucho mejor de lo que trabajábamos antes, esto nos ayudó”. Nadie puede asegurar que esta será la última pandemia, de ahí que muchas empresas se preparan para una nueva realidad en donde seguramente las cosas no serán como antes del COVID-19.

“Desde el punto de vista de la gestión del capital humano, el uso de la tecnología es fundamental, la contratación tradicional en una empresa que no use herramientas tecnológicas ya no es viable, menos en una situación de distanciamiento social. Ya es muy difícil convocar a todos tus empleados para que se presenten en tu oficina para firmar, llenar formularios o hacer entrevistas. Una contratación debe ser digital, electrónica, para operarla a distancia y sin necesidad de una interacción”, reitera el entrevistado. También, nos habla de la importancia de contratos digitales, firmas electrónicas, publicación y aplicación de vacantes en línea, así como de los registros por Internet que incluyan datos, documentos e historial laboral en sistemas que verifican y evalúan la información. Este es el presente, aunque en México aún existe renuencia, por ejemplo, a firmar un contrato en línea porque en futuros juicios laborales no hay certeza de que éste sea aceptado como prueba.

Aun así, como explica este emprendedor con cinco años en el mercado, “la selección de personal, contratación y firma del contrato se puede hacer a distancia, en vídeo conferencia o por teléfono si se automatiza el proceso, sobre todo, cuando hablamos de miles de contrataciones al mismo tiempo”.

Juanjo Jiménez Alfaro, fundador de Control Plus, un software de RR. HH
Juanjo Jiménez Alfaro, fundador de Control Plus, un software de RR. HH

Hablando del Home Office, este experto asegura que la mayoría de los trabajos de oficina, coordinación, administración de operaciones, digitales y creativos serán remotos. Muchas empresas optarán por este modelo que reemplazará al trabajo presencial en oficina. Sin embargo, esta decisión implicará ciertos retos, como trabajar por objetivos y resultados; “la labor será supervisar que tus empleados estén trabajando en su horario, aunque ya no importará que la gente comience a las nueve y termine a las cinco, lo importante será la cantidad de trabajo productivo desempeñado, aunque el trabajador lo haya hecho en menos tiempo”, reitera. Adiós a la medición de ‘horas de trabajo de silla’ y bienvenido el trabajo por resultados. Así se sabrá si la empresa y el empleado están produciendo valor a la economía. “Lo más complejo va a ser medir el desempeño de las personas a distancia. Se requiere de un cambio cultural a la hora de gestionar, y la pandemia fue el empujón que nos obligó a darnos cuenta”, concluye el dueño de Control Plus.

Ante este modelo, muchas empresas están considerando dejar de pagar rentas para bajar costos —un fuerte golpe para quienes viven de la renta de oficinas—. A su vez, los empleados están ahorrando en transporte, gasolina y comidas, aunque habrá quienes prefieran ir a la oficina a diario e interactuar con sus colegas. Aquí lo importante será, una vez más, que los resultados sean los esperados. La pandemia ha obligado a los trabajadores a ser más selectivos con el manejo de su tiempo y el de los demás, en pro de la eficiencia y la productividad.

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Redacción Horizontum

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Revista dedicada a las finanzas y cultura, comprometida en brindar información de calidad mediante artículos que abordan la realidad económica y financiera del país, así como los tópicos internacionales que nos impactan de manera directa.